就活メールの書き方!基本のマナーやパターン別の例文をチェック

就活メールの書き方!基本のマナーやパターン別の例文をチェック

「就活メールのマナーがわからない」「就活メールの書き方が知りたい」このような悩みを持つ就活生は多いのではないでしょうか。
就活では、質問や連絡事項など企業とメールでやり取りをする機会が多くあります。
本記事では、就活時に企業に送るメールの書き方と基本的なマナー、例文をご紹介します。

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就活メールで押さえたい基本のマナー

就活メールで押さえたい基本マナーは、主に以下の通りです。

【24時間以内の返信を心がける】
就活メールは、遅くても24時間以内の返信を心がけてください。

あまりにメールの返信が遅い場合、「誠実さがない」などのマイナスな印象を与える可能性があります。
早めに返信して悪い印象を与えることはないので、できるだけ早く返す方が無難です。

【返信は全員に向けて行う】
就活メールは、CCを設定して関係者全員に向けて送りましょう。
就活では、1次面接と2次面接で面接担当者が違うなど、複数の相手とやり取りが必要な場合があります。
個人宛にメールを送ってしまうと、メールを受け取った人が他の人宛に転送するなどの対応が必要になり、先方に迷惑をかけてしまいます。

【敬語を正しく使う】
就活メールを書く際には、敬語を正しく使いましょう。
就活生は、敬語を意識するあまり丁寧になりすぎて、二重敬語になりやすい傾向があります。
「ご(お)〜になる」+「れる」または「られる」は、二重敬語になるので注意が必要です。
例えば、「おっしゃった」を「おっしゃられた」と書いてしまうと二重敬語になります。

【段落・改行を適切に入れる】
就活メールには、段落・改行を適切に入れましょう。
段落や改行を入れない文章は、読みづらく相手に悪印象を持たれる可能性があります。
メールを受け取った人が不快感を持たないように、段落・改行を適切に入れ読みやすい文章を心がけましょう。

【件名は用件を簡潔に書く】
就活メールの件名は、用件を具体的かつ簡潔に書きましょう。
件名は、いわばメールの顔ともいえるものです。
採用担当者には、たくさんのメールが届くので、件名を見て読むかどうかを判断している可能性があります。
わかりづらい件名にしてしまうと、開封率が下がってしまうのです。

就活メールの書き方

就活メールの書き方は、以下の通りです。

【1.宛先】
就活メールの宛先には、敬称を使いましょう。

敬称は、「様」「御中」「役職名」の3種類が挙げられ2種類以上同時に使うことはありません。
「様」は、メールを送る相手が個人のケースで使います。
「御中」は、会社や部署などメールを送る相手が組織の場合に使います。
メール相手の役職名がわかる場合には、「様」の代わりに「役職名」を使っても大丈夫です。

【2.あいさつ】
就活メールのあいさつは定型文が基本です。
初めてメールする場合は、「お世話になります」から書き始め、2回目以降は「お世話になっております」から書き始めましょう。

次に自分の学校名・学部名・学科名・氏名を名乗りましょう。

【3.メインの内容】
就活メールの本文は、結論から簡潔に書きましょう。
詳細な内容から書き始めると、読みづらい文章になり、言いたいことが伝わりづらくなるからです。
メールを読みやすくするために、結論ファーストで次に補足説明の順で本文を書きましょう。

【4.締めの言葉】
就活メールの締めの文言は、本文とのバランスに気をつけましょう。
締めの言葉はパターン化されていることが多く、例文をそのまま使う人が多いでしょう。
しかし、本文が砕けたトーンの文章なのに、締めの文言が丁寧すぎるとバランスが悪く違和感があります。

本文とのバランスを考えた締めの言葉を選びましょう。

【5.署名】
就活メールの署名に記載すべき要素は、以下の通りです。

・氏名:漢字表記に平仮名やローマ字でふりがなを入れましょう
・所属:大学名・学部・学科(ゼミや部活などは書かないようにしましょう)
・連絡先:携帯電話番号・メールアドレス

【パターン別】就活メールの例文

就活メールの例文を以下でご紹介します。

【面接日程を確認・変更する場合】
・提示された面接日程から希望日を選んで確認する場合
件名:変更せずにそのまま返信
株式会社◯◯
人事部 採用担当者様

お世話になっております。

(氏名)と申します。


面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

ご提示いただいた日程の中から、下記の日時にお伺いしてもよろしいでしょうか。

◯月◯日(◯)◯時〜

お忙しいところ恐縮ですが、ご調整のほど、よろしくお願いいたします。


(氏名)
(所属)
(連絡先)

・面接日を変更する場合
件名:◯月◯日〜時からの面接日程変更のお願い(◯◯大学 氏名)
株式会社◯◯
人事部 採用担当者様

お世話になっております。

◯◯大学の(氏名)と申します。

◯月◯日〜時から一次面接の予約をしておりましたが、
諸般の事情により貴社に伺えなくなりました。


大変恐縮ですが、下記日程にて一次面接を再調整していただけないでしょうか。


第一希望 ◯月◯日(◯)◯時〜
第二希望 ◯月◯日(◯)◯時〜
第三希望 ◯月◯日(◯)◯時〜

私ごとで大変申し訳ないのですが、ご検討いただけますと幸いです。

お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。


(氏名)
(所属)
(連絡先)

【質問をする場合】
件名:会社説明会の持ち物について(◯◯大学 氏名)
株式会社◯◯
人事部 採用担当者様

お世話になっております。

◯◯大学の(氏名)と申します。


◯月◯日〜時から開催予定の会社説明会について1点質問があり連絡させていただきました。


当日の持ち物は、学生証と筆記用具以外に必要なものはありますか。


お忙しい中大変恐縮ですが、ご回答いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。


(氏名)
(所属)
(連絡先)

【面接のお礼をする場合】
件名:新卒採用面接のお礼(◯◯大学 氏名)
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。

本日面接していただいた、◯◯大学の氏名と申します。


本日はお忙しい中、面接の機会をいただき、ありがとうございました。

◯◯様のお話を聞き、貴社への理解が深まり、貴社で仕事をしたいという思いが一段と強くなりました。


面接が良い結果になった際には、貴社に貢献していけるようにより一層の努力をしていく所存です。


ご多忙のことと存じておりますので、ご返信には及びません。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げるとともに、
貴社のますますのご発展と社員の皆様のご健勝をお祈り申し上げます。


(氏名)
(所属)
(連絡先)

【面接・選考を辞退する場合】
件名:面接事態のご連絡(◯◯大学 氏名)
株式会社◯◯
人事部 採用担当者様

お世話になっております。

◯◯大学の(氏名)と申します。


お忙しいところ大変恐縮です。

誠に申し訳ないのですが、家庭の事情により就業することが難しくなりました。

つきましては、面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。


この度は、お忙しい中貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、身勝手なお願いとなり申し訳ないです。


メールでのご連絡になったことも重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍を祈念しております。


(氏名)
(所属)
(連絡先)

よくある質問

就活メールはどこまで返信すればよいですか?
就活メールが、キリの良いところで終わっていれば、返信は不要です。
1通目のメールを返信した後、双方の目的を果たした時点で返信を終了すると良いでしょう。
また、メールの情報に不足があると、やり取りが長引く可能性があります。
少ないメールのやり取りで済むように、回答に漏れがないか確認し、簡潔でわかりやすい文章を書くように心がけましょう。
就活メールの返信がこない場合はどうすればよいですか?
企業から返信がない場合は、採用担当者が多忙でメールチェックできていない以外にも、いくつか原因が考えられます。
メールが届かない時にチェックすべき項目は、主に以下の通りです。

・迷惑メールフォルダに振り分けられている
・メールを見逃している
・パソコンからの受信をしない設定になっている

上記項目をチェックして、2営業日ほど待っても返信がない場合には、もう一度メールを送ってみましょう。
それでも、返信がない場合には企業の営業時間内に電話をかけると良いです。

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