転職の選考辞退の基本｜メール・電話の例文や辞退理由の伝え方とは
転職の選考辞退の基本｜メール・電話の例文や辞退理由の伝え方とは
転職活動において、やむを得ず選考辞退が必要なシーンも出てくるでしょう。
しかし、選考辞退することをどう伝えれば良いかわからない、メールと電話どちらで伝えるべきかなど悩んでしまう方も多いもの。
選考辞退は企業からしても珍しいことではないため、社会人としてのマナーを守って辞退連絡をすれば問題ありません。
そこで今回は円満に選考辞退するためのマナーや連絡方法、伝え方の例文など転職における選考辞退の基本をお伝えします。
【仕事探しならクリエイト転職】
クリエイト転職で求人を探す
転職の選考辞退の基本
【選考辞退を決めたらすぐに連絡】
選考辞退は誰にでも起こりうるものであるため、企業側もある程度予測した上で選考を進めています。
しかし1人の選考辞退によってスケジュールや募集の見直しなどが発生し、企業側に少なからず負担をかけることになります。
その負担を最小限に抑えるためにも、選考辞退を決めたらすぐに連絡することがマナーです。
少しでも早く選考辞退を連絡することで、企業側もその穴を埋めるために準備が進められます。
連絡を先送りにした分だけ企業の時間を無駄にしてしまっていることになるため、1日でも早く連絡することが大切です。
【連絡なしの辞退・面接欠席は厳禁】
選考辞退の連絡は、心理的にも気が進まないものです。
特に二次、三次と選考が進むにつれて辞退の連絡は気が引けるでしょう。
選考辞退を伝えることで「怒られるのでは」「何か言われるのでは」と不安だからと、連絡せずに辞退したり、欠席する行為は厳禁です。
転職活動に限らず、ビジネスの場ではそうした行為はNGです。
選考辞退が企業にとって少なからず負担を生んでしまうのは事実ですが、前述したように企業側も選考辞退が出ることはある程度予測した上で選考を進めています。
そのため誠意を持って対応すれば、企業側も理解して受け入れてくれます。
また選考辞退した企業とは、いつビジネス上で関わりを持つかわかりません。
相手に迷惑をかけないといった観点だけでなく、そうした事態も予測して連絡なしの辞退や欠席は避けましょう。
転職の選考辞退連絡はメールでOK？
ここでは、転職の選考辞退連絡におけるマナーや電話で連絡すべきケースをお伝えします。
【基本はメールで問題ない】
転職の選考段階では、基本的にメールでのやり取りとなります。
そのため、選考辞退の連絡もメールで問題ありません。
ただし、文字でのやり取りとなるため誠意が伝わりにくい、採用担当者がメールを見逃してしまうといったリスクもあります。
そのため、より丁寧に対応したい場合はメールの後に電話を入れるなどプラスαで連絡することもおすすめです。
【選考辞退メールのマナー】
選考辞退のメールをする際、守るべきマナーはメールの送信時間です。
選考辞退の連絡は辞退を決めたらすぐに連絡すべきですが、必ず企業の就業時間内に連絡しましょう。
そのため選考辞退を決めたのが休みの土日であれば、月曜の始業時間のメールが最短です。
早朝や深夜、休日のメールは非常識にあたるため、必ず営業日かつ就業時間内でメールしましょう。
【当日の選考辞退連絡は電話で】
選考辞退の連絡は基本的にメールで良いとお伝えしましたが、例外もあります。
選考の前日〜2日前の連絡となる場合は電話が望ましいです。
なぜなら直前のメールの場合、担当者が見落としてしまう可能性が高まるからです。
また選考辞退メールに対して数日経っても返信がない場合、担当者がメールを見落としている可能性があるため、電話で連絡を入れ直すと確実です。
転職の選考辞退の伝え方
選考辞退の連絡は、要点を簡潔に伝えることがポイントです。
そのため、結論から「選考を辞退する」と伝えましょう。
もちろん、その前には氏名と面接予定日、選考段階を伝えてください。
辞退することを伝えた後は、「選考に時間・労力を割いてくれたことへの感謝」「辞退することへの謝罪」、そして「直接でなく、メールや電話での連絡で済ませてしまうことへの謝罪」を伝えることがポイントです。
単に辞退することだけを伝えるのではなく、感謝と謝罪の気持ちを一緒に伝えることがマナーです。
【選考辞退理由の伝え方】
選考辞退を伝えるにあたり、理由を伝えるべきかは悩んでしまうポイントの1つでしょう。
辞退理由は詳細に伝える必要はなく、「一身上の都合により」「諸事情により」といったように形式的に伝えて問題ありません。
ただし、企業としては具体的な理由を聞きたいのが本音です。
そのため辞退理由について聞かれた際は、正直に伝えましょう。
別の会社に決まった場合は正直に伝えて問題ありませんが、社名などを詳細に伝える必要はありません。
また企業への不満や不平、批判と捉えられるような辞退理由は避けましょう。
どうしても辞退理由を伝えたくない場合は、「個人的な理由なので回答しかねます」と回答できない意思を伝えてみてください。
よくある質問
- 選考辞退メールへの企業からの返信には返信すべきでしょうか？
- 選考辞退メールに対する企業からの返信は、基本的に返す必要はありません。
企業とのメールやり取りでは、メール内容に対してお互いが了承したのであればそれ以降は返信不要です。
ただし、辞退内容を聞かれるなど会話の続きがある場合は、返信しましょう。 - 転職エージェントでの選考辞退もメールで連絡して大丈夫ですか？
- 企業との面接日に余裕があれば、転職エージェントへの選考辞退連絡もメールで大丈夫です。
面接予定日の1〜2日前と直前の辞退は、確実に連絡が行き渡るようにも電話で辞退連絡しましょう。
-
転職での選考辞退のメール・電話例文
ここでは、選考辞退を連絡する際のメール・電話の例文をお伝えします。
例文を参考に、マナーを守って選考辞退の連絡をしましょう。
【選考辞退のメール例文】
件名：面接辞退のご連絡【名前】
株式会社○○
人事部 採用担当者 ○○様
お世話になっております。
○月○日に二次選考のお約束をしております、○○です。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合で選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中日程を調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
またメールでのご連絡となりましたこと、重ねておわび申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
〒XXX-XXX
（住所）
電話：000-000-000
メール：xxxxxx @xxx.com
------------------------------
【選考辞退の電話例文】
①あなた「お世話になっております。
○月○日に二次選考の約束をしている、○○（フルネーム）と申します。
人事部の○○様はご在席でしょうか？」
（担当者が出る）
②あなた「お世話になっております。
○月○日に二次選考のお約束をしている、○○（フルネーム）と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したくお電話をいたしました。」
人事「差し支えなければ、辞退の理由を教えてもらえますか？」
③あなた「同時期に選考受けていた他社から内定の連絡をいただき、慎重に検討した結果そちらの内定を受けたためです。」
人事「残念ですが、承知いたしました。」
④あなた「お忙しい中選考日程を調整いただきましたのに、誠に申し訳ございません。
丁寧にご対応いただき、感謝申し上げます。
それでは失礼いたします。」 -
転職で選考辞退メールをする前に確認すべきこと
ここでは、選考辞退メールをする前に確認すべき3つのことをお伝えします。
【メール・電話の時間帯】
企業にメールや電話は、企業の営業日かつ就業時間内に行いましょう。
特に電話は就業時間内でも、比較的業務が落ち着く11時または15時が望ましいです。
しかし必ずしも担当者が在席しているとは限らないため、面接日直前で時間に余裕がない場合は、伝言をお願いしてその後改めてメールしましょう。
メールは電話ほど時間に制約はありませんが、終業時間に近くなった場合は「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えると丁寧です。
【最後まで丁寧かつ誠実な対応で】
選考辞退するからと、適当な対応はNGです。
選考辞退で少なからず企業に負担がかかるだけでなく、今後ビジネス上で関わる機会があるかもしれません。
最後まで丁寧かつ誠実な対応で選考辞退に臨みましょう。
丁寧さと誠実さが伝われば、企業側もあなたの決定を尊重し、快く辞退を了承してくれます。
【本当に選考辞退して良いかを考える】
基本的に、一度選考を辞退したら取り消すことはできません。
辞退後にやっぱり受けたいとなって再応募することは可能ですが、必ずしも選考に進めるとは限りません。
そのため、本当に辞退して後悔がないかをしっかりと考えた上で辞退するかを決断しましょう。
【クリエイト転職の特徴】
1.近場で探せる
2.短期限定求人多数
3.会員登録不要
4.多彩なオプション
豊富なおすすめ機能であなたのお仕事探しをサポート
クリエイト転職で正社員の求人を探す -
転職活動前にチェック！仕事探しに役立つビジネス用語の記事
【転職の流れ】初めての転職に必要な要素を徹底解説！
女性のための転職ノウハウ！あると便利な資格や年齢別の成功例を紹介
転職時に押さえておきたい面接マナー
転職用の履歴書を書く前にルールやマナーをチェック！
【自己PRの伝え方】
【転職の自己PR】転職の面接や履歴書で上手く伝えるコツ
【転職理由の伝え方】
転職理由を話すコツ｜前向きな気持ちを採用者に伝えるために
【転職市場】
【転職市場／今後の予測】新型コロナが転職市場に与えた影響
【おすすめの転職情報】
【転職】おすすめの業界・職種とは
転職するなら何歳まで？今すぐに転職する人にもこれから転職する人にもおすすめの業界とは
新卒で1年目での転職は厳しい？転職のリスクや成功のポイント
転職のメリット・デメリットを徹底解説！メリットを得て転職を成功させよう
人間関係が理由で転職するのはあり？対処法や転職を成功させるためのポイント
在職中の転職活動は難しい？メリット・デメリットや転職活動の進め方など
転職で後悔しやすいポイント
転職が上手くいかない・決まらない人がチェックすべきポイント
転職先で源泉徴収票の提出が必要？
転職に伴う保険証の切り替えについて
転職で確定申告が必要な3つのケース
転職時の給与交渉で失敗しないための注意点
退職交渉の4つの基本
転職活動は働きながらと辞めてからどっちが良い？
転職の書類選考で落ちる理由｜書類選考で通らない理由は？
転職の面接辞退の仕方！メール・電話での連絡方法やマナーなど
転職で内定辞退は可能？よくある辞退理由や基本のマナー、伝え方など -
この記事の監修・著者プロフィール（株式会社クリエイト Webマーケティング部門）
※記事関する問い合わせは受付しておりませんので、ご了承下さい。
配信中の記事では、職種ごとの詳細な仕事内容、エリア情報、就職に役立つ資格の解説、ビジネス用語・経済ニュースの解説など、社会人として押さておきたい基本的な知識や最新情報をお届けしています。
クリエイト転職は地域密着をコンセプトに、仕事探しに役立つ最新の求人情報をお届けしています。
【コンテンツポリシー】
記事制作におけるコンテンツポリシー
【詳細プロフィール】
記事の監修・執筆者の詳細プロフィール
【クリエイト転職で仕事探し】
クリエイト転職で正社員の求人を探す
