身元保証書とは？

身元保証書とは、企業への就職にあたって問題のない人物であることを保証するための書類です。また、就職後に万が一大きなトラブルが発生した際に、連帯して賠償を行う身元保証人を明確にする役割もあります。

ただし、身元保証書は法的に義務付けられているものではありません。そのため、企業によっては提出が求められない場合もあります。

身元保証書が求められる理由

就職や転職の際に身元保証書の提出が求められる主な理由は次の通りです。

なりすましなどの不正防止

企業の採用プロセスでは、履歴書や面接で伝える内容は求職者の自己申告によるものです。そのため、なりすましや経歴詐称などの不正行為を見抜くことは簡単ではありません。本人以外の第三者が求職者の身元を保証し、不正行為を防止するために、身元保証書の提出が求められます。

トラブル時の損害賠償への備え

就職先の企業に対して大きな経済的な損失を与えたり、信用を損なったりした場合に備えることも、身元保証書が求められる理由です。悪意のある情報漏洩（漏えい）や詐欺、横領といった行為で大きな損害が出た際は、本人だけでなく身元保証人にも賠償責任が発生します。

緊急時の連絡先の確認

身元保証書には、緊急時の連絡先を確認する役割もあります。事故や急病など、何らかの原因で本人と直接連絡が取れなくなってしまった場合は、身元保証人に連絡することで状況を確認できます。

身元保証書の提出が必要なタイミング

身元保証書を提出するタイミングは法律などでは定められていないものの、次の2つが一般的です。

就職・転職などの入社時

就職や転職で内定が出たあと、入社するタイミングで身元保証書の提出が求められる場合があります。多くの場合、身元保証書のテンプレートを企業側が用意しているため、必要な項目を記入した上で提出しましょう。

保証期間終了後の更新時

身元保証書には一定の保証期間があり、更新する際には再提出が必要です。身元保証人への負担を考慮して、身元保証書の自動更新は認められていません。継続的な身元の保証が求められる場合は、期間が終了するたびに身元保証書を提出します。

身元保証人の選び方

身元保証人として選べる人の条件は、企業によって異なります。よくある条件は、経済的に独立していて、就職する本人と生計を共にしていないことです。両親や兄弟、姉妹などの身内だけでなく、知人や友人なども身元保証人として認められる場合があります。

身元保証人の人数は、1人または2人が一般的です。入社する企業でどのような条件が定められているかを確認した上で、基準を満たす人に依頼しましょう。

身元保証書の書き方

身元保証書には、入社する本人が記入する項目と、保証人が記入する項目があります。身元保証書の基本的な書き方は次の通りです。

本人が記入する項目

身元保証書の提出日や、入社する本人の氏名や現住所、生年月日などを記入します。住所については、履歴書や企業に提出する住民票などと同じ情報を書きましょう。また、身元保証書のフォーマットによっては押印が必要な場合もあります。

保証人が記入する項目

身元保証人が記入する項目は住所や氏名、電話番号、本人との関係性、職業などです。身元保証人の記入欄は代筆が認められないため、必ず身元保証人による自筆での記入を依頼しましょう。

身元保証人の期間

身元保証人の契約の有効期間と、身元保証人が期間中に亡くなってしまった場合の措置は次の通りです。

身元保証人の期間

身元保証人の期間は、最長で5年間と定められています⁽¹ 。5年後以降も身元保証契約を依頼する場合は、契約の更新が必要です。ただし、代わりの保証人が必要かどうかは会社の就業規則によります。

1) 民法第465条の6【公正証書の作成と保証の効力】

身元保証人が死亡した場合

身元保証人が亡くなった場合、相続人に対して身元保証人の地位が引き継がれることはありません。ただし、身元保証人が生きている間に損害賠償などの債務が発生していた場合は、その債務は相続されます。

また、企業の規則によって身元保証人の死亡時に代わりの保証人が必要と定められている場合、他の人への依頼が必要です。

まとめ – 身元保証書のポイントを理解し転職後の手続きを進めましょう

身元保証書は、企業への就職にあたって第三者から身元を保証してもらうための書類です。なりすましなどの不正防止やトラブル時の損害賠償、緊急時の連絡先の確認などの目的で身元保証書の提出が求められます。

身元保証人の条件や人数、身元保証書のフォーマットなどは企業によって異なります。企業の規則を確認した上で、就職・転職時の身元保証書の手続きを適切に進めましょう。