内定とは？就活で通知がくるタイミングや内定承諾までの流れ、お礼や辞退の伝え方
内定とは？就活で通知がくるタイミングや内定承諾までの流れ、お礼や辞退の伝え方
「内定ってどのタイミングでもらえるの？」「内定承諾で気をつけることって何？」このような疑問を持つ就活生は多いことでしょう。
内定は労働契約の一つなので、承諾する場合、誠実でマナーのある対応が求められます。
本記事では、内定が通知されるまでのタイミングや承諾におけるマナーや注意点についてご紹介します。
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内定とは？
内定の定義や内々定との違いについて詳しく見ていきましょう。
【内定の定義】
内定とは、成立したことが、正式に発表される前に採用や役職就任が内々に決まる状態を指します。
採用の場合は「解約権留保付労働契約」と呼ばれる権利が保護されている状態です。
内定承諾書と呼ばれる契約書にサインし、企業へ提出した状態を意味します。
内定は労働契約の一種であり、契約を結ぶと正当な事由がない限り、企業サイドから一方的な取り消しは行えなくなります。
【内定と内々定の違い】
内定と内々定との違いは、労働契約の締結の有無です。
内々定とは、労働契約を結んでいない状態で採用や昇進の通知をもらうことを指します。
内定よりも前段階であり、いわゆる口約束で採用決定の知らせを聞いた状態です。
内定は「内定承諾書」にサインすることで労働契約を結ぶので、企業側と就活生側双方が「正当な事由」がなければ契約破棄は行えません。
一方で内々定は、口頭での就職決定の通知なので、正当な事由がなくても内々定が取り消される可能性があります。
内々定が決まっただけでは安心しきれない点を理解しておきましょう。
就活の内定はいつ・どのように伝えられる？
内定の結果がくるまでの期間や方法がわかれば「結果はまだこないのかな」と焦らずに、他の企業への就活対策に集中できます。
内定通知の時期や流れについて見ていきましょう。
【内定通知がくるタイミング】
内定通知は、面接からおよそ1週間以内に連絡がきます。
企業側からすれば、内定が決まり次第早めに人材を確保したいと考えるので、1週間以内に通知するケースがほとんどです。
一方で、採用に迷う場合など、企業によっては2週間以上かかる場合があるので、目安として考えておくと良いでしょう。
【内定通知の方法1.電話】
採用内定で多いのが電話での連絡方法です。
電話のほうがやりとりがスムーズに行えるので、連絡手段として好む企業が多い傾向にあります。
電話連絡がきた場合は先方の名前を必ず確認しましょう。
【内定通知の方法2.メール】
内定通知をメールで知らせるために送る方法です。
送付に関する法的な義務はないので、企業ごとでメールのフォーマットは異なります。
メールで通知が来たら必ず返事をする必要がありますが、入社意思がある場合、24時間以内の返信を心がけましょう。
【内定通知の方法3.郵送】
内定通知方法としては比較的少ない手段ですが、郵送で連絡を行う企業もあります。
面接の時点で「郵送でお知らせいたします」と言われることがあるかもしれません。
郵送≒不合格なイメージがありますが、必ず不採用になるわけではないので連絡を待ちましょう。
内定通知から内定承諾をするまでの流れ
【内定通知が電話の場合の流れ】
内定通知が電話できたときに、すでに就職の意思がある場合には、そのまま承諾しましょう。
少し検討したい場合は、採用担当者側から「◯◯日までの返事を」と指定されるケースがほとんどなので、後日結果を電話連絡します。
【内定通知がメールの場合の流れ】
メールで内定通知を受け取った場合、内定承諾の返信もメールで行えます。
メールには、承諾内容についてだけでなく、感謝の気持ちや今後に対する抱負について書くとイメージアップにつながります。
またメール送信は、企業の営業時間内に送るのがマナーです。
【内定通知が郵送の場合の流れ】
内定通知が郵送の場合「内定承諾書」が同封されていることがあります。
その場合、記入後は保管用でコピーを取り、添え状をつけて再送します。
記載ミスがないかしっかりとチェックを行い、郵送時はクリアファイルに入れて送りましょう。
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よくある質問
- 内定承諾を保留する場合はどのように対応すればよいですか？
- 「第一希望の企業の内定連絡がまだない」などの理由から、すぐに内定承諾を行えない場面があります。
内定承諾を保留にしたい場合での、マイナスイメージを与えない誠実な対応について詳しく見ていきましょう。
【内定通知が電話の場合】
内定承諾を電話で保留にしたい場合、以下の流れで採用担当者に伝えると良いでしょう。
1.お礼を伝える
2.保留したい旨を伝える
3.なぜ保留したいのか伝える
4.いつまで保留したいのか伝える
なぜ保留にしたいのか、またいつまでに返答するのかをしっかりと伝えてください。
企業側にとっても予定が立てやすくなるので、最低限のマナーとして意識しましょう。
【内定通知がメールの場合】
内定通知がメールの場合、メールで伝えた後に、電話連絡も行うことをおすすめします。
2つの方法で連絡することで、好印象を与えやすく、企業側も内容をわかった状態で話を進められるので、話が入りやすくなります。
電話連絡と同様に、感謝の気持ちは丁寧に伝えましょう。
【内定通知が郵送の場合】
保留にしたい場合、たとえ郵送で内定通知がきていても、電話かメールで伝えるようにしましょう。
保留の返答に関しては、企業側は早く知りたいと考えています。
郵送で送ると最短でも1日以上は期間が必要です。
郵送で届いた内容をすぐに確認できるとも限らないので、企業側が確認するのが遅くなる可能性があります。
そのため、前述した電話やメールの方法で、企業側へ連絡しましょう。 - 内定が取り消しになるのはどのようなケースですか？
- 労働契約の一種である内定ですが、以下のような正当な事由がある場合、取り消されることがあります。
・内定者に犯罪行為があった
・内定者が単位取得不足などの理由で学校を卒業できなかった
・内定者が怪我や病気などの健康上の理由により勤務できない状態になった
・企業の業績が悪化したなど経営に関するやむを得ない事情
内定取り消しのケースで特に多いのは、単位不足で卒業できなかった場合です。
そのほか病気や怪我など就活生側の事情が理由で取り消しされることがあります。
一方で、企業の業績が悪化した場合に内定が取り消されるケースもあります。
リーマン・ショックなどの世界的な不況により、予期せぬ取り消しが行われる可能性がゼロではない点も理解しておきましょう。
-
内定承諾後に辞退する場合の注意点と流れ
内定承諾の後に辞退することがあるかもしれません。
実際、法的には問題はないので、辞退そのものは可能ですが、マナーをもった誠実な対応が必要です。
辞退する場合の流れや注意点を見ていきましょう。
【辞退の意向は迅速に伝える】
辞退を決意したら、早めに企業へ連絡を行いましょう。
内定者の辞退は、企業側からしても新しく人員を揃えなければなりません。
また内定通知後は、入社準備を始めているので、辞退の連絡が遅くなるほどに、企業へ迷惑をかけてしまいます。
辞退連絡に気が進まない方がいるかもしれませんが、迅速に伝えるほどに誠意のある対応につながります。
辞退連絡は早めの伝達がマナーであることを意識して行動しましょう。
【誠意をもって対応する】
内定承諾の辞退は、謝罪をしっかりと伝え、誠意ある対応を心がけましょう。
内定承諾の時点から、企業側は入社に向けた準備を始めています。
また、一から選考し直すことになるので、時間と労力を費やすことになります。
企業に迷惑をかけている点を理解して、誠意をもった対応を行いましょう。 -
内定承諾をする際に意識したいマナー
内定を承諾するときに、就活生が特に意識すべきマナーは以下の通りです。
【慎重に考えてから行う】
内定をもらったから「とりあえず承諾しておこう」という考えをもつのはやめましょう。
企業側はあなたと働きたいと思い内定を決断しています。
内定辞退はできますが、あまり考えずに承諾してしまうのは企業側からしても失礼に値します。
後悔のない人生の選択につながるように、企業情報や労働条件の書類を吟味するなど、慎重に考えて決断しましょう。
【入社の意思が固まっている場合は迅速に連絡をする】
入社意思が決まっている場合、早めに連絡してください。
期間内の連絡であれば問題はありませんが、内定承諾まではあくまでも口約束に過ぎません。
他に候補者がいるなど場合によっては内定破棄される可能性があるので、意思が固まった時点ですぐに連絡することをおすすめします。
【内定への感謝を伝える】
内定してくれた企業へ感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
内定に向けて、企業側は選考を重ね、時間と労力をかけています。
貴重な時間を費やし、評価してもらっているので、しっかりとお礼を表現しましょう。
お礼の言葉は本題の前と後に伝えるのがポイントです。
締めの部分で感謝の気持ちを伝えられるので、企業側へのイメージアップにもつながります。
【内定通知と同じ連絡手段を用いる】
内定通知がメールで来た場合はメールで、また電話だった場合は電話するなど、企業側と同じ連絡手段を使って返答すると良いでしょう。
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