事務職に転職する人向けの職務経歴書

【事務職向け】職務経歴書の書き方・コツ

【事務職向け】職務経歴書の書き方・コツ

【事務職の職務経歴書に書く項目】
事務職は女性を中心に大変人気のある職種です。条件の良い求人は特に応募が殺到するため、未経験の場合は書類選考さえ通らない可能性も十分あります。そのため、まずは採用担当者の目に留まるような応募書類を作成することが重要です。職務経歴書に書く内容は特に決まっていませんが、一般的には次の内容を書くことが多いです。

職務要約
これまでの経験やスキルの要点をまとめたもの。職務経歴書の中で最初に読まれる可能性が高いので、いかに分かりやすく簡潔にまとめるかがポイントです。
職歴
職務経歴書の中でメインとなる項目。これまで勤務した会社、そこで経験した業務、実績などを表や箇条書きを使ってまとめましょう。

活かせる経験・スキル
これまでの経験で身に付けたスキルの中から、事務の仕事に活かせるものをピックアップして箇条書きでまとめましょう。

資格
履歴書の資格欄と統一させて書きます。事務職の場合、日商簿記やMOS、ビジネス文書検定などは積極的にアピールしましょう。こちらも箇条書きでまとめると分かりやすいです。

自己PR
これまでの職歴の中で得た知識や技術、自分の強みなどを、事務の仕事でどう活かしたいかをアピールしましょう。

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事務職の職務経歴書を書くポイント①職歴はなるべく具体的に書く

事務職の職務経歴書を書くポイント①職歴はなるべく具体的に書く
一口に事務職と言っても、書類作成やデータ入力、顧客対応、他職種の補佐など企業や部署によって仕事内容はさまざまです。当然求められるスキルや適性も違ってくるので、採用担当者が応募者のスキルを正しく把握できるように、職歴はなるべく詳しく書きましょう。

具体的には、勤務先の会社名と規模、事業内容、在籍期間を明記したうえで、「見積書の作成」「伝票データの入力」「備品の管理」など担当した業務を具体的に書きます。販売職や営業職など他職種から転職する場合は、取り扱い商材や個人(または店舗)の売上実績などを記載すると良いでしょう。

事務職の職務経歴書を書くポイント②パソコンスキルをアピール

事務職の職務経歴書を書くポイント②パソコンスキルをアピール
事務職ではワードやエクセル、パワーポイント、アクセスのほか、専門的なソフトを使う機会が多く、高いパソコンスキルが求められます。そのため、どんなソフトをどの場面で使ったのかを簡単にまとめ、パソコンスキルをアピールしましょう。

<例>
・ワード:グラフや表の挿入を含む社内外文書の作成
・エクセル:関数計算による管理表作成、売上データのグラフ作成
・パワーポイント:プレゼン資料作成

また、パソコンスキルをアピールするには、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)やビジネス文書検定、文書情報管理士などの資格もおすすめです。

事務職の職務経歴書を書くポイント③レイアウトを整える

事務職の職務経歴書を書くポイント③レイアウトを整える
事務職では、正確に文書を作成したりデータを分かりやすくまとめたりするスキルが求められます。職務経歴書は履歴書の方に決まった形式がないため、見やすいレイアウトで作成することで事務処理能力の高さをアピールすることができます。

たとえば、表や箇条書きを用いて職務経歴をまとめたり、見出しとなる文字の大きさや太さを変えたりすることでぐっと見やすくなるでしょう。

誤字脱字や統一感のない書き方は、「いい加減な仕事をしそう」「集中力がない」という印象を与える可能性があります。また改行のズレや不自然なスペースなどもマイナスポイントになるでしょう。そのため、書く内容だけでなくレイアウトにもこだわって作成しましょう。

よくある質問

職務経歴書は企業によって書き方を変えたほうがいい?
職務経歴書はこれまでの経験を正確に伝えるための書類なので、企業によって大きく変える必要はありません。特に、職務経歴そのものを書き換えるのは虚偽申告になるため避けましょう。ただし、同じ事務職でも企業によって仕事内容や求めるスキル、採用方針は少しづつ異なります。そのため、細かい業務内容や活かせるスキル、自己PRなどは、企業によって書き方を変えた方が良いでしょう。
資格はどこまで書いたほうがいい?
どこまで資格を書くかについて明確な決まりはありませんが、業務に直接関係のある資格は全て書くのがおすすめです。事務職の場合は、MOSや秘書検定、日商簿記などが高く評価されるでしょう。また、業務に直接関係なくてもTOEICや教員免許、日本漢字能力検定などの資格は、社会人としての基本的なスキルや意欲を示す材料になるため、積極的にアピールしましょう。ただし、趣味として取得した資格は書かなくても良いです。
転職が多い場合も職歴を全て書いたほうがいい?
転職回数が多いと悪い印象を与えそう、と思うかもしれませんが、実際には転職回数だけで判断されるわけではありません。また、省略した職歴が原因でトラブルに発展する可能性も考えられます。そのため、基本的には全ての職歴を書きましょう。転職回数が多くて職務経歴が分かりにくくなってしまう場合は、職種やスキル別に経歴をまとめる「キャリア式」のフォーマットを使うのがおすすめです。
  • 事務の職務経歴書を書くための準備

    事務の職務経歴書を書くための準備

    職務経歴書を書く前には、「キャリアの棚卸し」と「応募先との接点を見つける」といった準備が必要です。

    まずキャリアの棚卸しとして、これまで経験した業務や持っているスキル、強みなどを書き出します。できれば過去の手帳やスケジュール帳などを見ながら、どの時期にどんな仕事をしたのかを確認しましょう。そして、応募先の仕事内容や必要なスキル、求める人物像などと照らし合わせ、接点を見つけましょう。接点が見つかれば、それが職務経歴書でアピールすべき内容の軸となります。

    職務経歴書は、これまでの経験やスキルをアピールすることで、入社後の活躍を採用担当者にイメージさせるという目的があります。そのため、職歴や資格をただ網羅的に書くのではなく、アピールしたい軸に合わせて深掘りする部分を決めましょう。

  • 職務経歴書はテンプレートを使うと簡単!

    職務経歴書はテンプレートを使うと簡単!

    職務経歴書は自由度が高い分、レイアウトや書き方に迷ってしまう人も多いでしょう。そんなときは、専用のテンプレートを使って作成するのがおすすめです。

    手書き用は印刷してそのまま使え、パソコン用は好きなようにレイアウトを変更することができます。ここで紹介した書き方を参考にして、自分のキャリアを最大限にアピールできる職務経歴書を作成しましょう。

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