事務職の自己PRでアピールすべきポイント

事務職の自己PRポイント(面接・履歴書対策)

事務職の自己PRポイント(面接・履歴書対策)

【事務職で重視されるポイント】
事務職の採用では、以下のような点が重視されます。

・長く勤めてくれそうか
・社風に合っているか
・業務に活かせる経験・スキルを持っているか

選考や人材教育にはコストや時間がかかるため、すぐに辞められてしまうと企業にとって大きな損失になります。また、年功序列か実力主義か個人主義かチームワーク主義かなど企業によって社風は大きく異なります。社風が合っていなければ早期退職してしまう可能性が高くなるため、カルチャーにマッチしているかも重視されるのです。

さらに、コミュニケーション能力やパソコンスキル、スケジュール管理能力、正確性など事務職に必要な能力を持っているかどうかも重要なポイント。面接では、これらのポイントを確認するために志望動機や職務経歴、自己PRなどが詳しく聞かれます。

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事務職の自己PRでアピールすべきポイント①長く働く意欲を示す

事務職の自己PRでアピールすべきポイント①長く働く意欲を示す
前述した通り、企業が人を採用する場合は多額のコストと時間を要します。また、事務職は大変人気のある職種であり、特に正社員への転職は狭き門と言われています。そのため、「すぐに辞めるのではないか」と思われてしまえば、いくら経験やスキルがあっても内定は厳しくなるでしょう。

自己PRを伝える際は、長く働きたいという意欲をしっかりと伝えてください。特に女性の場合は結婚や出産などの理由で辞めるリスクを心配されるため、ライフイベントがあっても続ける意思を明確に示しましょう。

このとき、「ステップアップしたい」「多くの経験を積みたい」という言葉は、人によってはネガティブな印象を与えるため、言い回しには十分注意してください。

事務職の自己PRでアピールすべきポイント②コミュニケーション能力の高さをアピールする

事務職の自己PRでアピールすべきポイント②コミュニケーション能力の高さをアピールする
事務職は営業職や販売職のように社外の人と直接接する機会が少ないため、「コミュニケーション能力はさほど重視されないのでは?」と思う人もいるかもしれません。しかし実際は、オフィス内でさまざまな人と連携を取りながら業務を行うため、コミュニケーション能力はとても重要です。

たとえば、書類を一つ作成する際にも上司や他部署への連絡・報告が必要ですし、電話対応も行います。そのため、周囲の人への細かい気遣いができるか、好感を持たれる接し方ができるかという点も重視されます。

自己PRでは、周囲の人とコミュニケーションを取りながら業務を行った経験や人当たりの良さをアピールすると良いでしょう。

事務職の自己PRでアピールすべきポイント③経験やスキルは具体的に伝える

事務職の自己PRでアピールすべきポイント③経験やスキルは具体的に伝える
一口に事務職といっても、顧客対応や他の職種の補佐、書類作成、データ入力など、仕事内容は企業や部署によってさまざまです。「事務の経験があります」という言葉だけではどれくらい活躍できるのかをイメージできないため、経験した業務や持っているスキルなどはなるべく具体的にアピールしましょう。

たとえば、エクセルが得意なら、「エクセルの関数計算を使って業務管理や売り上げ管理をした」、パワーポイントが得意なら「プレゼン資料の作成経験があるので、パワーポイントは一通り使える」と伝えます。

事務職経験がない場合は、個人の売上成績や取扱商材などを具体的に挙げながら、経験した業務をアピールしましょう。

事務職の自己PRでアピールすべきポイント④スケジュール管理能力をアピールする

事務職の自己PRでアピールすべきポイント④スケジュール管理能力をアピールする
事務職は、電話対応や書類作成、データ管理など幅広い業務を任せられます。そして、これらの業務には必ずといっていい程期限が設定されているため、それぞれの期限に間に合うように複数の業務を同時進行しなければなりません。

また、他部署の社員に確認を取ったり書類を提出してもらったりと、自分だけで完結できない仕事もあります。そのため、自分だけでなく他の部署や会社全体のスケジュールを把握しておくことが必要です。

このように、事務職は期限内に正確に業務をこなす能力が求められるため、スケジュール管理能力や真面目さ、几帳面さを積極的にアピールしましょう。

よくある質問

自己PRでアピールしやすい資格とは?
事務職では、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)や日商簿記、ビジネス文書検定、秘書検定などの資格が高く評価される傾向があります。特にMOSは、パソコンスキルの高さを客観的に示すことができるためおすすめです。また、日商簿記は直接経理に関わる業務はもちろん、会社経営の基礎を理解している証明になるため、どんな事務職でも評価されるでしょう。
事務職の自己PRは会社が違っても使いまわして良い?
どの会社にも当てはまるような自己PRは、内容が薄くなったり応募先の採用方針とズレが生じたりしがちです。同じ事務職と言っても、具体的な業務内容や経営方針、求めるスキルは異なるため、自己PRは会社ごとに考えましょう。軸となる強みや経験などを大きく変える必要はありませんが、どんな仕事に活かせるのか、どんな社員になりたいのかについては1社1社をイメージして作成しましょう。
面接での自己PRと重複してもよい?
面接と応募書類の自己PRは、重複してもかまいません。むしろ一貫性を持たせるためには、大きく異なる内容は避けた方がベターです。ただし、応募書類に書いた内容をそのまま読み上げるだけでは、「棒読み」「丸暗記」という印象になってしまいます。そのため、応募書類には要点を書き、面接ではその内容をより深く話すといったイメージで臨みましょう。
  • 事務職の自己PR例文①新卒の場合

    事務職の自己PR例文①新卒の場合

    私の強みは計画的に物事を進められることです。私は大学在学中の3年間、塾講師のアルバイトをしてきました。中学2~3年生の個人指導を担当し、「この時期までにこれができるようにする」という目標のもと、生徒1人1人のレベルや性格に合わせたカリキュラムを作成し指導を行いました。時には思うように進まないこともありましたが、綿密な計画を立て生徒にも目標を伝えることで、なんとか全員を志望校合格に導くことができました。事務職は複数の業務を計画的に進めることが大切だと思っています。アルバイト経験で培った計画性を活かし、御社の事務職として業務を遂行したいと思います。

  • 事務職の自己PR例文②未経験の場合

    事務職の自己PR例文②未経験の場合

    前職では、アパレル販売を5年間経験しました。さまざまな年代のお客様と接する機会が多かったため、コミュニケーション能力が向上したと感じています。また、お客様によって求める接客も異なるため、相手の気持ちを察し適切な接し方をする力も磨かれました。事務職は、オフィス内でさまざまな職種・年代の方と関わったり、電話で社外の人と話したりする機会が多いので、前職で培ったコミュニケーション能力を活かせると考えております。周囲の人と積極的にコミュニケーションをとって一日でも早く職場になじみ、戦力となれるよう尽力致します。

  • 事務職の自己PR例文③スキルアップの場合

    事務職の自己PR例文③スキルアップの場合

    私の強みは、パソコンスキルの高さです。前職では一般事務職として社内文書の作成やデータ管理、売上管理、スケジュール調整などを行ってきました。パソコンを使う業務が中心だったため、独学で勉強しMOSの資格を取得しました。特にエクセルは、関数計算やグラフ作成だけでなく、簡易マクロやピボットテーブルなどのスキルも習得し、業務の効率化に取り組んできました。入社しましたら、前職で培ったパソコンスキルを活かし効率的かつ正確な業務を行いたいと思います。

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