転職における必要書類とは｜退職時や入社時の必要書類、手続きについて
転職における必要書類とは｜退職時や入社時の必要書類、手続きについて
転職に伴い、さまざまな必要書類が発生します。
退職時に会社へ返却するものから受け取るもの、転職先に入社するにあたり必要な書類など幅広い書類を扱うこととなります。
「必要な書類がなかった」などの理由から退職時にトラブルが起こらないよう、あらかじめ転職に関連する必要書類を押さえておくと安心です。
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【退職時】転職に伴い返却する書類
【身分証明書】
・社員証
・入館証
・IDカード
・社章
上記のように、その会社の社員であることが証明できるものは全て身分証明書にあたります。
入社時に貸与された身分証明書は全て返却します。
【名刺】
転職するとその会社の社員として名乗ることはできないため、名刺も同じく返却します。
合わせて、取引先から受け取った名刺も返却が必要なケースがあります。
【健康保険被保険者証】
医療機関で提示する保険証は、会社の健康保険組合のものです。
転職すると健康保険組合の所属も離れることになるため、保険証も返却する必要があります。
所属していた健康保険組合は退職日の翌日に脱退扱いとなり、保険証が使用できなくなるため忘れずに返却しましょう。
【通勤定期券】
電車やバスなどの通勤定期券が会社から現物支給されていた場合は、こちらも使えなくなるため返却します。
【その他書類】
そのほか顧客リストやデータ、業務で作成した企画書なども全て返却します。
業務に関係するデータや書類は全て会社のものであるため、転職時にそのまま持っていくと情報漏洩の元になるリスクがあるため要注意です。
そしてもちろんのこと、社用携帯やPC、タブレットなども全て返却します。
【退職時】転職に伴い受け取る書類
なかには転職先で必要な書類もあるため、退職時は全て受け取ったかをしっかりと確認してください。
【離職票】
離職票とは、退職したことを証明する書類です。
失業保険を受け取る際に必要な書類であるため、再就職まで期間が空く際には必要です。
転職先が決まっている場合は基本的に必要ありませんが、企業によっては提出を求められる場合があります。
そのため転職先の入社に必要な書類を確認し、必要であれば忘れずに受け取りましょう。
【年金手帳】
年金手帳は、厚生年金加入の手続きに必要な書類です。
会社に預けている場合は、必ず受け取りましょう。
【雇用保険被保険者証】
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。
入社時に雇用保険への加入手続きを会社が行っているため、正社員や契約社員であれば自動的に加入しています。
雇用保険被保険者証は失業保険の申請に必要であり、転職先が決まっている場合は新しい会社に提出します。
会社が保険証を保管している場合は、忘れずに受け取ってください。
【源泉徴収票】
源泉徴収票は、転職先の年末調整で必要になる書類です。
所得税法では、退職後1ヶ月以内に交付することが決められています。
そのため退職後1ヶ月経っても送られてこない場合は、前職場に問い合わせましょう。
【退職証明証】
離職票は公文書である一方、退職証明書は会社が私的に作成する書類です。
離職票と同様に、転職先から提出が求められる場合があります。
また離職票は手続きが複雑なこともあり、退職後すぐには手元に届きません。
その間に失業保険給付の手続きをしたい場合、基本的に即日発行が可能である退職証明書が利用できます。
退職証明書の発行は任意となるため、必要な場合はあらかじめ人事や総務に伝えましょう。
転職先に提出する書類
【転職先に必須で提出する書類】
・年金手帳
・源泉徴収票
・雇用保険被保険者証
・給与振込先届出書
・健康保険被扶養者異動届
・扶養控除等申告書
年金手帳、源泉徴収票、雇用保険被保険者証は、前職から忘れずに受け取る必要があります。
給与振込先届出書、健康保険被扶養者異動届、扶養控除等申告書は転職先で書類が渡されるため、記入して提出します。
【必要に応じて転職先に提出する書類】
・身元保証書
・卒業証明書
・健康診断書
・免許、資格証明書
・雇用契約書
・入社承諾書
・従業員調書
必要に応じて提出が必要な書類は、事前に通達されます。
健康診断書や卒業証明書、資格証明書など書類の取得に時間がかかるものもあるため、早い段階で入社時に必要な書類を確認しておくと安心です。
よくある質問
- 転職活動で必要な書類を教えてください。
- ・履歴書
・職務経歴書
・添え状
転職活動では履歴書だけでなく、これまでの職歴をまとめた職務経歴書も必要です。
職務経歴書は履歴書のように決まったフォーマットがありません。
自分をアピールするための書類であるため、さまざまなフォーマットを参考に工夫して作成しましょう。
挨拶代わりになる添え状は必須で必要な書類ではありませんが、履歴書や職務経歴書などを郵送する場合は用紙しておくと良いでしょう。
必須ではないものの、あることでビジネスマナーがあることをアピールできます。 - 転職に伴う必要書類を紛失、または当日までに準備できないときはどうすれば良いでしょうか？
- 書類を紛失してしまった場合、公的書類であれば再発行できるものも多いため気付いた時点で再発行の手続きをしましょう。
一方、会社から渡された書類の場合は紛失した旨を正直に伝えて、新しい書類を用意してもらう必要があります。
再発行の申請をしても当日に書類提出ができない場合は、提出が間に合わないと分かった時点で早めに事情を説明してください。
その際は、提出できる大体のスケジュールまで伝えることがポイントです。
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外国人の転職における必要書類
外国人の転職では、就労に関する証明書やビザなど別途書類が必要になるケースもありますので解説します。
【就労資格証明証について】
日本国籍でない外国人が日本で就職するには、就労資格証明証が必要です。
就労資格証明証とは「その会社で」「その職務内容で働くことができる」ことを、出入国在留管理局が証明する書類です。
就労資格証明証は会社ごとに審査されて発行されるものであるため、転職後は更新が必要になります。
つまり転職前に就労資格証明証を取得していれば、実質出入国在留管理局から転職が許可されているということです。
逆にいえば、転職が決まっても審査が通らなければ転職先で働くことが許可されません。
就労資格証明証は転職前に取得しておくと安心ですが、交付に法的義務はありません。
申請や審査は難易度が高く、交付にも時間がかかります。
そのため現在の就労資格証明証の更新まで時間がある場合には、取得をおすすめします。
【就労ビザについて】
転職先で前職と同様の職務内容を担うのであれば、別途届出は必要であるものの就労ビザ関連の申請は不要です。
つまり、就労ビザで許可されている活動範囲での転職であれば就労ビザはそのままで問題ありません。
ただし、転職先で就労ビザの更新期限を迎える場合は、実質的に新規で就労ビザを取得するのと同等の準備が必要な点は押さえておきましょう。 -
転職の提出書類に関連する手続き
ここでは転職の必要書類に関連し、退職後に必要となる公的手続きをご紹介します。
なお、ここで紹介する公的手続きが必要となるのは、次の転職まで期間が空く、または個人事業主となり法人に所属せずに働く場合です。
【健康保険の手続き】
健康保険は前職の社会保険を2年間引き継ぐ「任意継続」、または国民健康保険のどちらかを選択します。
任意継続の場合は退職の翌日から20日以内に、国民健康保険は14日以内に手続きが必要です。
任意継続しないのであれば国民健康保険への加入は必須であるため、手続きを忘れないよう気をつけましょう。
【国民年金加入の手続き】
前職の社会保険を任意継続しない場合は、国民年金加入の手続きも必要です。
会社所属の人が加入する厚生年金保険も、退職したら脱退することになります。
第二号被保険者から第1号被保険者に切り替える必要があるため、国民健康保険と同じく14日以内に加入の手続きをしてください。
【失業保険の手続き】
退職時に受け取る「離職票」、すぐに受け取れない場合は「退職証明書」があれば失業保険の手続きができます。
失業保険の手続きは、お住まいの住所を管轄するハローワークで行います。
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